Thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Doanh nghiệp nước ngoài muốn tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại hoặc hỗ trợ hoạt động kinh doanh tại Việt Nam cần thành lập Văn phòng đại diện theo đúng quy định pháp luật.
Hãng Luật Lộc Phát Tiến hỗ trợ trọn gói thủ tục này – giúp thương nhân nước ngoài tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo tính pháp lý.

1. Điều kiện thành lập Văn phòng đại diện

Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy chứng nhận hoạt động Văn phòng đại diện tại Việt Nam khi đáp ứng các điều kiện:

• Là thương nhân được pháp luật nước sở tại công nhận hợp pháp.

• Đã hoạt động tối thiểu 01 năm kể từ ngày đăng ký kinh doanh hợp pháp.

• Giấy phép hoạt động tại Việt Nam có thời hạn 05 năm, nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của giấy phép kinh doanh tại nước ngoài.

2. Hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện

Hồ sơ gồm:

• Đơn đề nghị thành lập Văn phòng đại diện.

• Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc tài liệu tương đương của công ty nước ngoài.

• Báo cáo tài chính đã kiểm toán của năm gần nhất.

• Bản sao Điều lệ hoặc tài liệu tương đương (Bizfile – với thương nhân Singapore).

• Hộ chiếu hoặc CCCD của người đứng đầu Văn phòng đại diện.

• Hợp đồng thuê địa điểm đặt Văn phòng đại diện tại Việt Nam.

Các tài liệu nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt. Hãng Luật Lộc Phát Tiến sẽ thay bạn thực hiện bước này.

3. Trường hợp không được cấp phép

Cơ quan chức năng sẽ từ chối cấp phép nếu:

• Thương nhân không đáp ứng điều kiện pháp lý.

• Kinh doanh ngành nghề bị cấm tại Việt Nam.

• Đã bị thu hồi giấy phép trong vòng 2 năm gần nhất.

• Hồ sơ không hợp lệ hoặc không bổ sung đầy đủ.

• Hoạt động có khả năng ảnh hưởng đến quốc phòng, an ninh, trật tự xã hội hoặc môi trường.

4. Thông báo hoạt động của Văn phòng đại diện

Trong 45 ngày kể từ ngày được cấp phép, Văn phòng đại diện phải:

• Đăng thông báo hoạt động trên báo viết hoặc báo điện tử tại Việt Nam trong 3 số liên tiếp, gồm thông tin về tên, địa chỉ, người đứng đầu, số giấy phép và nội dung hoạt động.

• Gửi thông báo mở cửa hoạt động đến Sở Công thương.

5. Hồ sơ thông báo hoạt động

Gồm:

• Giấy thông báo hoạt động (02 bản tiếng Việt).

• Bằng chứng đăng báo hoạt động.

• Bản sao giấy chứng nhận mẫu dấu.

• Bản sao đăng ký mở tài khoản ngân hàng tại Việt Nam.

• Hợp đồng lao động, sơ yếu lý lịch của nhân viên làm việc tại Văn phòng đại diện.

6. Thủ tục sau khi thành lập

Sau khi được cấp phép, Văn phòng đại diện cần:

• Mở tài khoản chuyên chi tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam.

• Lập sổ quỹ tiền mặt và báo cáo hoạt động định kỳ hằng năm gửi Sở Công thương.

• Ký hợp đồng lao động, nộp thuế thu nhập cá nhân cho trưởng đại diện và nhân viên (nếu có).

• Xin giấy phép lao động cho người nước ngoài (nếu cần).

• Thực hiện các nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật Việt Nam.

7. Hồ sơ pháp lý cần lưu giữ

• Giấy phép hoạt động Văn phòng đại diện.

• Dấu và giấy chứng nhận mẫu dấu.

• Thông báo mã số thuế.

• Các chứng từ kế toán, báo cáo hoạt động và hồ sơ lao động liên quan.