Việc nắm rõ checklist pháp lý doanh nghiệp mới thành lập là bước quan trọng để doanh nghiệp khởi sự đúng luật, tránh sai sót và hạn chế rủi ro trong giai đoạn đầu. Dưới đây là danh sách đầy đủ và dễ hiểu dành cho các startup, hộ kinh doanh chuyển đổi và doanh nghiệp mới bắt đầu hoạt động tại Việt Nam.

1. Chuẩn bị pháp lý trước khi thành lập doanh nghiệp

Trước khi nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các yếu tố sau:

1.1. Chọn loại hình doanh nghiệp

• Công ty TNHH 1 thành viên

• Công ty TNHH 2 thành viên

• Công ty cổ phần

• Doanh nghiệp tư nhân

Việc chọn đúng loại hình giúp tối ưu trách nhiệm pháp lý và cấu trúc quản trị.

1.2. Đặt tên doanh nghiệp

• Không trùng hoặc gây nhầm lẫn

• Không sử dụng từ ngữ cấm

• Nên kiểm tra trước qua Cổng thông tin quốc gia

1.3. Lựa chọn ngành nghề kinh doanh

• Mã hóa theo hệ thống mã ngành kinh tế Việt Nam

• Kiểm tra xem ngành có yêu cầu giấy phép con hay không

1.4. Xác định vốn điều lệ

• Có ngành nghề yêu cầu vốn tối thiểu

• Ảnh hưởng đến mức thuế TNDN tạm tính và uy tín đối tác

1.5. Chuẩn bị điều lệ công ty

Đây là “xương sống” nội bộ, quy định quyền – nghĩa vụ – quản trị – điều hành.

2. Thủ tục pháp lý ngay sau khi thành lập (0–30 ngày)

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bạn cần hoàn thiện các thủ tục dưới đây:

2.1. Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp

Bắt buộc trong vòng 30 ngày.

2.2. Khắc dấu doanh nghiệp

Doanh nghiệp tự quản lý mẫu dấu nhưng cần lưu hồ sơ nội bộ đầy đủ.

2.3. Mở tài khoản ngân hàng & đăng ký với cơ quan thuế

• Phục vụ giao dịch

• Thanh toán hóa đơn >20 triệu phải qua ngân hàng

2.4. Đăng ký chữ ký số

Cần thiết cho thuế điện tử, BHXH, hải quan…

2.5. Khai thuế ban đầu & nộp lệ phí môn bài

• Nộp trong 30 ngày

• Doanh nghiệp mới thành lập từ 01/07 được miễn môn bài năm đầu (tùy thời điểm)

2.6. Treo biển hiệu tại trụ sở

Một yêu cầu nhỏ nhưng thường bị kiểm tra.

2.7. Góp vốn trong 90 ngày

• Phải góp đúng tỷ lệ đăng ký

• Tổ chức góp vốn phải chuyển khoản

3. Nghĩa vụ pháp lý trong quá trình hoạt động

3.1. Thuế – Kế toán

• Báo cáo thuế tháng hoặc quý

• Hóa đơn điện tử

• Báo cáo tài chính cuối năm

• Quyết toán thuế TNDN, TNCN

3.2. Lao động – BHXH

• Thông báo sử dụng lao động

• Hợp đồng lao động

• Đăng ký BHXH bắt buộc

• Thang bảng lương (tùy tỉnh yêu cầu)

3.3. Giấy phép chuyên ngành

Tùy lĩnh vực bạn có thể cần thêm:

• F&B → Giấy ATTP

• TMĐT → Thông báo website/ứng dụng

• Logistics → Giấy phép kinh doanh dịch vụ

• Giáo dục, y tế, du lịch → yêu cầu chứng chỉ/điều kiện riêng

4. Tại sao doanh nghiệp nên có luật sư đồng hành?

Hầu hết vi phạm của doanh nghiệp mới đều đến từ:

• Quên thời hạn nộp thuế

• Sai ngành nghề kinh doanh

• Thiếu hồ sơ nội bộ

• Không tuân thủ BHXH – lao động

• Chưa xin giấy phép chuyên ngành

Vì vậy việc có cố vấn pháp lý thường xuyên giúp doanh nghiệp vận hành an toàn – đúng luật – tiết kiệm chi phí.

Kết luận

Checklist pháp lý doanh nghiệp mới thành lập là cơ sở bắt buộc để doanh nghiệp khởi sự đúng quy chuẩn pháp luật và tối ưu hoạt động ngay từ đầu. Nắm rõ từng bước sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro, hạn chế xử phạt và xây dựng nền móng vững chắc cho quá trình phát triển.